I consumatori danno per scontato che, all’avvio di un’app per smartphone, vedranno metriche chiare che dicono loro, ad esempio, quante miglia hanno percorso o quanto stanno spendendo. Quindi gli avvocati interni stanno ora prendendo in prestito da questo approccio di visualizzazione dei dati in grafici e mappe per mostrare il valore del loro lavoro.
L’anno scorso, con l’aumento delle tensioni geopolitiche, gli avvocati interni della società di private equity Carlyle hanno creato una piattaforma per visualizzare l’esposizione al rischio in Russia, Ucraina e Bielorussia. “Ci ha dato la possibilità di avere la piena trasparenza su tutta la linea”, afferma Heather Mitchell, capo della regione Emea del gruppo, chief risk officer e consulente generale globale per gli investimenti. La raccolta di tutti i dati in un unico posto ha consentito al team di prendere decisioni sfumate.
Gli avvocati dell’azienda tecnologica giapponese Fujitsu hanno deciso di rendere la visualizzazione dei dati un’attività quotidiana. Ben Shillito, capo dei servizi digitali per l’ufficio legale, afferma: “Avevamo bisogno della risorsa giusta per fare il lavoro giusto, quindi abbiamo deciso di avere un’idea di cosa sta succedendo”.
Al suo service desk, gli avvocati raccolgono 150.000 punti dati al mese dalle richieste dell’azienda. Usano anche dashboard del flusso di lavoro per vedere dove viene allocato il lavoro e per tenere traccia della velocità con cui vengono eseguite le trattative. Ma, come sottolinea Shillito, ottenere approfondimenti con valore commerciale richiede molti anni di dati: “Ci sei dentro per il lungo periodo”.
Casi studio:
esempi straordinari del lavoro di team legali interni innovativi possono essere trovati qui
La multinazionale produttrice di birra Anheuser-Busch InBev ha costruito la sua infrastruttura dati da quando ha acquisito SABMiller nel 2016. Il suo nuovo progetto Lighthouse è una dashboard che visualizza il rischio attraverso i sistemi IT e le risorse digitali dell’azienda, a livello globale.
L’azienda dispone di oltre 500.000 punti dati con cui lavorare, tratti da valutazioni del rischio eseguite da diversi team, come controlli di sicurezza cloud o report di software di sicurezza automatizzati. Diogo Figueiredo, direttore globale della privacy dei dati e del rischio digitale, spiega: “Abbiamo bisogno di una visione del rischio coerente. Non possiamo permettere al team di cyber o privacy dei dati di dire che un prodotto è ottimo se la conformità IT ha un’opinione diversa”. La combinazione di dati porterà alla coerenza.
La sfida era progettare una matrice che potesse analizzare significativamente i dati in base all’importanza dell’attività e alla natura del rischio. I risultati dell’analisi automatizzata sono presentati su una dashboard Lighthouse codificata a colori che fornisce ad AB InBev un quadro sfumato del rischio per le risorse digitali dell’intera azienda.
Il successo di questi progetti dipende dalla costruzione della corretta architettura dell’informazione e dalla raccolta delle giuste competenze. “Tutti i vantaggi si realizzano nel modo in cui questa trasformazione potenzia e accresce le persone”, afferma Shillito di Fujitsu. In qualità di team leader, ha 40 persone che lavorano su progetti digitali che vanno dalla standardizzazione dei contratti alla privacy dei dati. “Vogliamo una squadra che non si identifichi solo come avvocati”, dice. “La legge è un kit di strumenti: sei una risorsa di consulenza flessibile per l’azienda”.
Il team interno in questo rapporto che meglio dimostra questa qualità è il produttore di videogiochi francese Ubisoft. I designer di prodotti e gli esperti di interfaccia utente (UX) collaborano con gli avvocati per progettare servizi legali che siano più facili da utilizzare per l’azienda.
L’approccio deriva dall’avversione del responsabile dell’innovazione Jean-Philippe Doho per la tendenza diffusa a saltare a nuove soluzioni tecnologiche senza un’adeguata ricerca preventiva.
“Avere un designer di prodotti e un designer UX è stato davvero efficiente”, sottolinea. “Ci chiedevamo: qual è il processo esistente e come possiamo cambiarlo in un’esperienza più incentrata sull’utente?”
Proprio come per i consumatori, se la tecnologia è facile da usare e attraente sul posto di lavoro, l’utilizzo diventa abituale e persino divertente.
Un’interfaccia user-friendly è stata fondamentale per AB InBev perché è la chiave per l’adozione della tecnologia nel team legale e in tutta l’azienda.
I dirigenti del gruppo di produzione della birra devono capire come far funzionare facilmente il suo sistema Lighthouse, afferma Rodrigo Cunha, direttore globale di legale, etica e conformità di AB InBev.
Garantire che il personale comprenda i rischi e sia responsabile in tutta l’azienda è essenziale, aggiunge. “Dobbiamo prepararli e responsabilizzarli per farlo”.