Come scansionare, firmare e condividere documenti dal tuo telefono

Schermata del documento

Far firmare i documenti è più facile di quanto si possa pensare.
Immagine dello schermo: DocuSign

Ci sono alcune attività che non saranno mai adatte per uno smartphone, ad esempio editing video serio e fogli di calcolo seri, ma c’è molto che puoi fare su questi dispositivi tascabili e questo include la scansione, la firma e la condivisione di documenti senza doverti avvicinare a un computer o stampante.

Che tu sia su Android o iOS, ci sono alcune opzioni integrate che puoi provare, oltre a molte app di terze parti a cui puoi rivolgerti per il lavoro. Qualunque cosa tu abbia a che fare, che si tratti di un ordine di lavoro o di un modulo della scuola di tuo figlio, puoi occuparti di tutto digitalmente, rapidamente e con un minimo di confusione.

Opzioni integrate

Se sei su Android, quindi Google Drive molto probabilmente è stato preinstallato sul tuo smartphone: puoi scansionare documenti tramite l’app toccando il + simbolo (più) e poi Scansione: dovrai inquadrare il documento in questione utilizzando la fotocamera del telefono e verrà quindi archiviato nel tuo account Google Drive come PDF.

Quello che non puoi fare in questo momento in Google Drive o Google Docs è firmare elettronicamente i documenti, non senza un plug-in di terze parti (vedi sotto per alcuni esempi). Una funzione di firma elettronica è attualmente in versione betama anche in questo caso è disponibile solo per gli utenti che pagano per un account Google Workspace.

Schermata di Google Drive

Google Drive eseguirà la scansione dei documenti per te.
Immagine dello schermo: Google Drive

La condivisione è, Certo, ben curato. Puoi condividere un documento direttamente dall’app Google Drive toccando i tre punti accanto al file e scegliendo Condividere—questo consentirà ad altre persone di accedere al file all’interno del tuo account Google Drive. Puoi anche scegliere Invia copia dallo stesso menu per inviare un PDF tramite qualsiasi app del telefono (un’app di posta elettronica o di messaggistica istantanea per esempio).

Per quelli di voi su un iPhone, c’è scansione e firma caratteristiche integrato nell’app File (e nell’app Note, se desideri un’alternativa). Da File, tocca Navigare e Sul mio iPhonequindi tocca i tre punti nell’angolo in alto a destra e scegli Scansione di documenti: allinea le pagine che desideri scansionare nel mirino della fotocamera e verranno salvate come PDF sul tuo dispositivo.

Schermata dei file Apple

Puoi gestire più firme sul tuo iPhone.
Immagine dello schermo: File di mela

Per firmare un documento in iOS, tap su all’interno dell’app File, quindi tocca l’icona della penna (in basso a destra). Puoi allora usa il dito per scarabocchiare il segno o seleziona l’icona della firma (la penna che scrive in una casella) per creare una nuova firma digitale o usane una esistente: tocca un punto qualsiasi del documento, quindi + pulsante (più), quindi Aggiungi firma. Quando hai finito, tocca non.

Condivisione dall’app File è piuttosto semplice. Tocca e tieni premuto su un documento, quindi scegli Condividere dal menu che si apre: puoi inviare il documento tramite una delle app sul telefono, spostarlo su un altro dispositivo tramite AirDrop, inserirlo da qualche parte in un servizio di archiviazione cloud e altro ancora.

App di terze parti

Ci sono un sacco di app di terze parti in giro per la scansione, la firma e la condivisione di documenti, come ci si potrebbe aspettare, anche se tutte variano in base a quali di queste attività si concentrano sulla maggior parte e anche in quali altre funzionalità vieni inserito. Potresti aver già uno o più di questi installati sul tuo smartphone e sono tutti gratuiti da installare, anche se alcuni richiedono acquisti in-app per determinate funzionalità premium.

Dropbox (Androide, iOS) è meglio conosciuto per l’archiviazione su cloud e la sincronizzazione dei file, ma include anche uno scanner di documenti capace. I documenti scansionati vengono salvati come PDF e archiviati nel tuo armadietto cloud e, da lì, puoi condividerli in vari modi. È disponibile anche la firma digitale, ma solo (almeno per ora) con i PDF su iOS: con un file aperto, tocca l’icona di apertura (una freccia all’interno di un riquadro), quindi scegli Aggiungi testo o firma.

Dropbox nello screenshot di Acrobat

Dropbox può collegarsi con Acrobat, ma ti consente anche di firmare direttamente i PDF.
Immagine dello schermo: Dropbox

HelloSign (Androide, iOS) è ora di proprietà di Dropbox e alimenta le firme all’interno dell’app Dropbox per iOS: se desideri qualcosa di più autonomo o qualcosa che funzioni su Android, puoi utilizzare questa app separata. La scansione, la firma e la condivisione sono tutte supportate e sono disponibili strumenti per la gestione di più firme su un documento.

Poi c’è DocuSign (Androide, iOS), che è un’app molto dedicata ad aiutarti a firmare documenti digitalmente (come suggerisce il nome): a tal fine, offre la possibilità di creare e gestire più firme. C’è uno scanner di documenti integrato se ne hai bisogno, oppure puoi importare un file da un’altra fonte e puoi condividere documenti completati su qualsiasi altra app sul tuo telefono, anche

Schermata di Acrobat

Le opzioni di firma sono disponibili in Acrobat Reader.
Immagine dello schermo: Adobe Acrobat

Acrobat Reader (Androide, iOS) è lo strumento Adobe veterano per la gestione dei PDF e l’attuale versione mobile dell’app è in grado di gestire la scansione, la firma e la condivisione di documenti in formato PDF (sebbene sia necessaria un’app separata, Adobe Scan, per il primo passaggio). Tutto è gestito in modo ordinato e ci sono diverse opzioni di condivisione utili: puoi consentire anche ad altre persone di commentare il file, ad esempio.

Quando si tratta di facilità d’uso, è difficile battere JetSign (Androide, iOS). Firme, date e altro testo possono essere inseriti in un PDF con un paio di tocchi e c’è molta flessibilità in ogni aspetto dell’app, dall’aspetto della tua firma sulla pagina al modo in cui i file vengono condivisi con altre persone. I documenti finiti devono essere esportati come PDF, ma puoi importare file in una varietà di formati (compresi i documenti Word).

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