Charity Digital – Argomenti – Una rapida guida di beneficenza al cloud computing

Niente deve più vivere su un server locale: a condizione che tu disponga di una connessione Internet, la tua organizzazione benefica può accedere a dati e software in qualsiasi parte del mondo, da qualsiasi dispositivo. Tale accesso si basa su un fenomeno recente chiamato cloud computing.

Il cloud computing presenta enormi vantaggi per le organizzazioni. Le applicazioni cloud non coprono solo l’ovvio, come la posta elettronica, la gestione dei documenti, la condivisione di file, le videoconferenze e così via. Ora ci sono applicazioni cloud per il reclutamento, il libro paga e la gestione di clienti, servizi e così via.

L’utilizzo del cloud può aiutare a ridurre al minimo i rischi legati alla conservazione dei dati in loco. Il backup diventa meno oneroso e non devi preoccuparti che se il tuo server si guasta o il tuo edificio viene danneggiato da un incendio o da un’alluvione, perderai anche tutti i tuoi dati.

Hai bisogno del cloud?

Probabilmente stai già utilizzando alcune app di cloud computing. La maggior parte delle persone dispone di un account di posta elettronica online in cui i messaggi vengono archiviati su Internet e possono essere recuperati utilizzando qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

Puoi anche utilizzare un servizio di condivisione file, come Dropbox, per trasferire documenti di grandi dimensioni, immagini o altri media ai colleghi o un’applicazione come Office Online per la scrittura collaborativa.

Ci sono alcune questioni importanti da considerare quando decidi di estendere l’uso delle applicazioni cloud per coprire più requisiti della tua organizzazione. Di seguito esaminiamo tre importanti domande che gli enti di beneficenza potrebbero voler porsi.

Quanto è buona la tua connessione dati?

Lavorare nel cloud richiede una connessione veloce e affidabile e in cui puoi utilizzare grandi quantità di dati senza spendere troppo.

Una connessione instabile potrebbe andare bene se stai usando il cloud solo per la posta elettronica, ma se lo desideri per videoconferenze, telefonate o per trasferire grandi quantità di dati, hai bisogno di una connessione affidabile.

Se la tua connessione Internet è lenta o si interrompe, puoi passare a una migliore? Esiste un piano in grado di soddisfare le tue esigenze di dati senza risultare troppo costoso? Senza una connessione affidabile, il passaggio al cloud metterà a rischio la fornitura dei servizi della tua organizzazione.

Quanto sono sensibili i tuoi dati?

Pensa al tipo di dati che speri di trasferire tramite il cloud. È confidenziale? Ci sono restrizioni legali o requisiti sulla privacy che influiscono su dove puoi conservarlo?

Prima di iscriverti alle app dovresti scoprire dove verrà archiviata, chi avrà accesso ad essa, le modalità di backup e se le disposizioni di sicurezza soddisfano i tuoi requisiti legali. È necessario comprendere la procedura per recuperare i dati se si desidera passare a un servizio diverso in futuro.

Quali sono i costi?

A prima vista, passare al cloud può far risparmiare denaro a molti enti di beneficenza. Ma quando fai le somme, ricorda di includere il costo di quanto segue:

  • Formazione per utilizzare il nuovo sistema
  • Tempo perso mentre adatti i tuoi processi
  • Aumento dei dati dal tuo provider di servizi Internet

Per quanto riguarda il risparmio, dovresti prendere in considerazione quanto segue:

  • Software economico o gratuito che ti fa risparmiare denaro
  • Hosting di dati economico o gratuito
  • Necessità ridotta di costose competenze IT
  • Possibilità di hardware più economico

Andare mobile

Quasi tutte le applicazioni cloud saranno disponibili per dispositivi mobili come smartphone e tablet. Il personale può accedere alle informazioni da qualsiasi luogo e registrare le informazioni mentre sono aggiornate, evitando la doppia gestione e l’introduzione di errori. Possono anche fornire supporto completo al cliente ovunque sia necessario.

Tuttavia, alcuni software potrebbero non funzionare così bene su alcuni dispositivi mobili. Il personale potrebbe avere difficoltà a vedere su uno schermo più piccolo o avere problemi a utilizzare i menu. Assicurati che il software che usi sia adatto allo scopo prima di impegnarti.

Il rischio principale del passaggio al dispositivo mobile è che ogni nuovo dispositivo connesso alla rete rappresenti un altro modo per consentire a persone non autorizzate di accedere ai dati dell’organizzazione e dei clienti. Se il personale utilizzerà dispositivi mobili e applicazioni per lavoro, è necessario assicurarsi che sappiano come mantenerli al sicuro.

Fare il passaggio

Prima di scegliere un’applicazione e modificare il modo in cui funziona la tua organizzazione, ecco alcune cose da considerare. Presta attenzione a tutto quanto segue e assicurati che informi le tue decisioni.

Concentrati sui requisiti

A volte vedi pubblicità su una nuova app e sembra irresistibile. Ma trovare un’app entusiasmante e poi provare a modificare il tuo lavoro per adattarlo è fare le cose al contrario. Innanzitutto, scopri di cosa ha bisogno la tua organizzazione per svolgere il proprio lavoro e tutte le funzionalità aggiuntive che potrebbero aiutarla a farlo funzionare meglio. Una volta che hai quell’elenco di requisiti, cerca un’app adatta (o per lo più adatta).

Dai un’occhiata al software attuale

Prima di scegliere un’app, parla con il personale che la utilizzerà. Assicurati che svolga il lavoro necessario e che il personale abbia le competenze per apportare il cambiamento. Se non lo fanno, pensa a quanto sforzo o costo ci vorrà per addestrarli. Non vuoi rendere accidentalmente impossibile a qualcuno di fare il proprio lavoro.

Considera il processo di migrazione

Come migrerete i vostri dati al nuovo servizio? Se disponi di record a cui dovrai comunque accedere nel nuovo sistema, controlla se è possibile migrarli e quanto sarà difficile farlo.

Garantire mezzi di integrazione efficaci

Spesso un pezzo di software deve funzionare con un altro software affinché la tua organizzazione funzioni senza intoppi. L’integrazione non è semplice come estrarre un’app e inserirne un’altra e spesso l’integrazione è la parte più difficile e costosa dell’installazione di nuovo software. Verifica quanto sarà dirompente il nuovo software per i sistemi esistenti.

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